[정보] 대학생을 위한 교수님 메일 작성법(질문, 성적확인 문의, 장학금 추천서, 끝인사)

반갑습니다 :)

 

 대학생활을 하다보면 필연적으로 교수님께 연락을 해야하는 순간이 옵니다. 그리고 대부분의 학생들은 교수님께 요청하는 의도에서 메일을 작성하게 될텐데요. 이는 대면으로 만나서 뵙는 것을 대신하는 대화이기 때문에 올바른 형식과 예의에 맞추는 것이 중요합니다. 앞으로 직장에 들어가 협업 및 요청을 사회생활에 있어서도 적용해야 할 태도, 스킬이기 때문에 대학생일때, 정중하고 효과적인 메일 작성법을 익혀두시기 바랍니다.

 

 

 

 올바른 메일 보내는 법을 강조하는 이유는 교수님에게 핵심적인 소통의 수단이기 때문입니다. 직업 특성상 연구실, 논문 및 학회, 학교행정, 학생 질문, 과제 수령 등의 용도로 사용하기 때문에 제대로 작성하지 않으면 시간을 투자해 작성한 메일이 무시를 당하는 등 결과가 달라질 수 있기에 주의해서 작성해야 합니다.

 

 또한 정중하게 메일을 보내기 위한 준비를 하는 과정, 즉 '어떻게 해야 내 질문의 의도를 이해하실까?', '불편하시지 않도록 자료를 정리해서 전달하자'라는 고민들에서 스스로 궁금증이 해결되거나 메일 답변에 대한 퀄리티도 높아지는 경험도 하실 수 있습니다. 이 부분이 훌륭한 가치라고 생각합니다.

 

 의도를 알 수 없는 제목, 인사를 생략하거나 정중하지 않은 태도로 메일을 보내게 되면 요청을 받는 바쁜 사람의 입장에서 다른 메일에 쌓여 묻히거나 읽고도 무시를 하는 사례가 존재합니다.

 

 특히나 성적확인이나 장학금 추천서 요청메일과 같이 예민한 성격의 요청은 더더욱 부탁을 하는 사람의 태도가 기본적으로 보이기 때문에 올바른 작성법을 지켜주시기 바랍니다. (가끔 친구 대하듯이 메일 보내지 좀 말라고 호소하는 교수님들도 보실 수 있습니다. 가뜩이나 바쁜데 무례하게 메일을 보내는 학생들에게 당부하는 것이지요..) 

 

 반대로 말하면 상대적으로 배우는 단계의 학부생이 존중하는 태도로 메일을 작성한 것이 보이면 일반적인 학생보다 관심을 가지고 제대로 도와주실 확률이 높아집니다. (교수님이 학생을 보는 긍정적인 내적이미지(?)를 형성하는 것입니다.)

 

 

 

 이 글을 읽으시는 분들이라면 대학교 학점관리 방법, 장학금과 관련하여 관심을 가지고 보실 것이라 예상이 됩니다. 이번 포스팅은 이것들과 상당히 관련이 있기 때문에 대학생활에서 원하는 목표가 있으시다면 함께 읽어보시는 것을 추천드립니다.

 

 <학점관리 방법>

[수석졸업] 공대 학점 잘 받는 꿀팁(관리, 공부법, 중요성) 총정리

 

<장학금 정보>

[필독] 대학생을 위한 장학금 종류 및 정보 모음(국가, 성적, 생활비 장학금 포함)

 

0. 메일의 기본 순서 및 어조

 

 

 메일의 기본 순서는 제목, 첫인사 및 작성의도, 본론 내용, 끝인사 및 감사표현으로 이루어집니다. 추가로 첨부파일을 첨부할 수 있으며, 답장 [Re]으로 대화를 이어나가거나 전달 [FW] 기능을 이용하여 다른 사람에게 내용을 전달할 수 있습니다.

 

 교수님의 입장에서 메일은 공식적인 대화로 여겨지기 때문에 일상대화나 메신저, 커뮤니티에서 사용하는 말투는 피하셔야합니다. 예를 들어, 'ㅋㅋ'나 비속어, 이해할 수 없는 줄임말 등 친구와 대화할때나 쓰는 장난스러운 어조는 이메일 속에서는 눈살 찌푸려지는 행동임을 알아두시기 바랍니다.

 

1. 메일 제목

 

상대방이 요구하는 구체적인 제목 가이드가 없다면 메일을 발송하는 핵심의도를 제목으로 작성하세요

 

 교수님은 매우 바쁘신 분이며, 수업 이외의 연구, 학회 등 수많은 사람들과 주된 소통을 이메일을 통해서 하시기도 합니다. 그래서 메일을 보내온 여러분이 누구인지도 잘 모를 확률도 높습니다.

 따라서 메일 제목에서부터 용건을 한 눈에 파악할 수 있도록 간결하게 작성해야합니다. 제목은 문장으로 끝맺지 않더라도 괜찮습니다. '질문', '관련', '요청' 등의 단어로 제목을 완성하면 수신자 입장에서 메일 내용을 헷갈리지 않고 빨리 처리할 수 있습니다.

 

몇가지 메일제목 예시를 두겠습니다.

 

'회로이론 과목 수업 x주차 강의자료 관련 질문'

'공학수학 교재 연습문제 풀이방법 질문'

'전자기학 x주차 과제 제출 학번 이름'

'교양과목 기말고사 성적 or 최종학점 확인 문의 전공 학번 이름'

'A장학재단 장학금 추천서 요청 학번 이름'

 

 

2. 첫인사 및 작성의도

 

 

가벼운 인사 + 본인 소개 + 메일을 드리는 이유를 명시하세요

 

 

예시를 하나 들겠습니다.

 

 '안녕하세요 A 교수님,

이번 학기 B과목을 수강하는 C전공 학번+이름입니다. 

(x주차 강의자료 D개념에 관해 궁금한 사항이 있어서), (코로나로 인한 결석 예정에 관해), (장학재단 장학금 추천서 요청을 부탁드리기 위해), (이번 기말고사 성적확인, 상담요청에 관해) 메일드립니다.'

 

 

 도움을 요청하는 이메일을 받는 분(교수님)이 누구인지, 메일을 보내는 내가 어디 소속인지, 어떤 이유에서 메일을 작성하게 됐는지 명확히 하는 부분입니다. 특히 본인이 누구인지 밝히지 않는다면 교수님께서 여러분이 누구인지를 다시 확인해야하는 번거로움이 있기에 이러한 시간, 에너지 낭비가 없도록 작성해야합니다.

 

 인사말은 '안녕하세요 A 교수님'으로도 충분합니다.

 본인을 소개할 때는 '이번 학기 B과목을 수강하는 (C전공) 학번+이름입니다.'로 합니다. 전공과목의 경우 교수님께서 이미 전공을 아실 확률이 높기에 전공을 생략해도 됩니다. 타 대학 교수님께 메일을 드리는 사항이라면 자신의 대학교와 전공까지 작성하여 누구인지를 확실히 밝히셔야합니다. 선택적으로 주말, 연휴, 날씨와 건강 등의 안부를 묻거나 평소 수업을 잘 듣고 있다 등의 감사 인사를 넣어도 됩니다.

 메일을 드리는 이유는 제목을 정중하게 문장으로 풀어서 작성하면 됩니다.

 

3. 본론 내용

 

 

용건을 요약해서 간결하게 전달하세요

메일로 질문을 하기 위한 요약을 준비하면서 스스로 궁금증이 해결되는 경우도 많습니다

 

 

3-1) 수업 내용 질문

 

 강의자료나 교재 문제풀이에서 궁금한 점이 발생하였다면 무작정 질문하기 보다는 문제의 위치, 이해한 범위(내가 생각한 풀이방법에 대한 확인), 이해하지 못한 내용(또는 어떤 부분을 놓치고 있는지를 직접적으로 질문)을 정리해서 질문하여 확실한 답변을 받으시기 바랍니다. 내가 어떤 부분을 아는 것인지 모르는 것인지 구분을 하려다보면 스스로 해결되기도 합니다.

 

만약 질문이 여러개라면 1. 2. 등 번호로 정리해서 메일에 담아 보내는 것도 하나의 센스입니다.

 

'1. 교재 200페이지 A라는 문제(과제)를 풀고자 하는데, 저는 B방법으로 접근하여 C수식 과정을 거쳐서 풀었습니다. 하지만 정답과 달라 어떤 부분이 잘못되었는지 궁금합니다.

 

 2. 강의자료 100페이지 A 공식 유도과정에서 B에서 C까지 넘어가는 수식은 이해하였으나 D부분부터 어떤 이유로 간단하게 치환이 되었는지 이해하지 못했습니다. 제가 놓친 부분이 있다면 설명 부탁드립니다.'

 

제 경험 상 메일을 보내기 위해 이 정도까지 정리가 되었다면 거의 정답에 근접(스스로 공부)하기도 하였고, 질문을 받은 교수님의 입장에서도 친절함과 노력을 좋게 보시고 정성스럽게 답변해 주십니다.

 

 

3-2) 성적 확인 문의

 

 주로 부여된 학점이나 채점결과에 대해 납득이 안되는 경우에 보내느 경우가 많으나 감정적인 갈등이 발생할 수 있으므로 상당히 주의해서 작성해야 합니다. 제 개인적으로는 아무리 조심스럽게 요청을 드리더라도 몇몇 예민한 교수님의 권한, 자존심을 건드리는 행위가 될 것을 우려하기 때문에 지양하시기를 추천합니다. (가끔 재확인을 요청드렸다가 교수님께서 오히려 깐깐하게 채점하고 점수와 학점이 내려가는 불미스러운 사례를 보기도합니다.)

 

 하지만 그럼에도 불구하고, 명백한 채점 오류나 학점 비율에 대한 교수님의 실수가 발생할 수 있습니다. 이 때는 메일을 보내어 정당한 대우를 받도록 해야합니다.

 한 학기동안 강의해주신 교수님께서 불쾌하지 않으시려면 성적 정정이라는 예민한 부분에 대해서는 조심스러운 태도로 확인을 요청드리는 자세가 필요합니다.

 

 먼저, 한 학기동안 해당 수업을 강의해주심에 대한 감사 표현, 그리고 이 과목에 대해서는 관심을 갖고 수강을 해왔음을 언급하는 것이 좋습니다. (사실 이 부분에서 설득력을 가지려면 학점관리 방법에서 알려드렸듯이 평소 출석 및 과제수행 등의 시간약속, 질문을 통해서 쌓아온 태도로 교수님이 생각하는 학생에 대한 최소한 부정적이지 않은 이미지가 필요합니다.)

 그리고, 합리적인 사유(출석자료, 과제점수, 중간/기말 성적 등)를 나타내면서 질문하면 됩니다. 문제오류가 있다고 생각되면 수업질문과 같이 교수님의 풀이방법과 내가 배우고 생각한 방법과 비교해서 설명드리면 정확한 채점이 될 수 있도록 도와드리는 것이 되겠지요. 시험지 점수 누락이 의심되는 경우는 점수를 언급하지 않고 어떤 부분에서 틀렸는지 궁금하다고 하는 것이 좋습니다. 

 즉, 교수님께서 실수여부를 확인하도록 내용을 준비하는 것이 포인트입니다.

 주의할 점은 '말이 안됩니다', '도저히 이해할 수 없습니다' 등의 공격적 표현은 금물입니다. 교수님께서 갖고 계신 기준에 따라 제대로 평가한 상황이라면 악효과를 가져옵니다.

 

TIP : 보통 기말고사를 늦게 치루면 이후에 바로 최종학점이 나오는 경우가 많은데, 기말고사에서의 성적과 문제를 질문하기도 하면서 마지막까지 배우려는 태도를 넣어주시면 운이 좋으면 플러스가 되거나 마이너스가 되는 상황을 피하게 해줄 것입니다.

 

 

3-3) 장학금 추천서 요청

 

 교수님 추천서를 받는 가장 확실한 방법은 직접 상담을 신청하여 이야기를 나누고 받는 것입니다. 마땅한 친분이 없는데 추천서를 받기 위한 상담 자체가 꺼려지더라도 먼저 상담 신청하기를 추천드립니다. 상담 요청 메일을 보냈는데, 교수님이 바쁘셔서 시간을 내기 어렵다거나 제출기한이 촉박하여 메일을 부득이하게 보내게 되는 상황이라면 초안을 작성해서 보내드려야 합니다.

 (추천서를 받는 절차가 까다롭다보니 교수님 추천서가 필요한 장학금은 상대적으로 경쟁률이 낮습니다.)

 

 보통 교수님께서는 연구실의 학생이 아니고서야 수업만 듣는다고해서 여러분에게 추천서를 뚝딱 써주실만큼 여러분의 꿈, 성격, 경제상황을 잘 모르십니다. 그러나 높은 대학등록금의 부담을 안고 어렵게 공부해나가는 학생의 입장을 이해하시기에 정말 바쁘지 않은 이상 거절하지는 않으십니다. 그러므로 지원자 본인의 적극적인 도움이 필요한 것이죠.

 

먼저, 장학재단의 소개와 어떤 성격의 추천서가 필요한지 설명해야합니다. 평가기준에 따라 경제적 어려움이 있는 학생을 우대하는 경우, 성적이 높은 학생을 우대하는 경우를 구분하여 어떤 점을 강조할 지 정리해놓으세요.

 

 그 다음, 본인에 대한 자기소개서를 요약해야합니다. 일반적으로 추천서를 요구하는 장학재단은 자기소개서 또한 제출하라고 하기에 신청할 때 제출할 자기소개서에서 적은 내용을 활용하세요.

 

 장학금 지원동기 - 본인의 진로(장기목표) 및 학업계획(단기목표), 장학금 활용계획(교육 및 생활비) 및 진로에 어떻게 활용할 것인지에 대한 설명

 본인 성장과정 - 삶의 가치관을 갖게 된 사건, 가정형편(왜 장학금이 필요한 상황) 및 학업의지(평소 학업태도, 진로/꿈을 위해 현재 하고 있는 노력을 포함)

 

 위 항목들이 대표적일텐데, 반 페이지 분량 정도 되는 장학금 추천서 내용에 담기기 위해 한 두문장씩 요약해서 흐름에 맞게 가져오면 초안이 완성될 것입니다.

 

 일반적인 흐름은 다음과 같습니다. 반드시 추상적인 단어로 뒤덮인 자기소개서가 아닌 본인만의 스토리를 담아서 장학금 추천서 예문을 만들어보세요. 다른 사람들과 비슷한 이야기로만 구성되면 선발되기 어렵습니다.

 

 위 학생은 평소 '학업의지'를 갖고 있으며  '본인의 진로'를 향해 ~한 노력(또는 성과들)을 이어가고 있습니다. 그러나, '가정형편'의 이유로 어려움을 겪고 있습니다. 학생이 '학업계획'과 '장학금 활용계획'같은 구체적인 목표를 갖고 나아가고 있기에 사회에 ~분야에서 활약할 수 있는 기대가 되는만큼 학업에 어려움이 없기를 바랍니다.

 따라서 'A장학재단 장학생으로 추천하는 바입니다.' 

 

 

 추가로 메일에 추천서 제출기한을 언급하면서 늦지 않도록(미뤄져도 제출 기한의 하루 전까지 추천서를 받을 수 있도록) 도움을 요청하는 것이 중요합니다. 당연히 충분한 시간이 확보되도록 최대한 빠르게 요청메일을 보내는 조건이 필요합니다. 

 

 뒤에 또 언급하지만 장학금 수혜여부와 관계없이 추천서 도움을 주신 교수님께 감사 답장은 필수입니다. 긍정적인 이미지 및 나중에 다시 도움을 요청할 상황이 발생할 수 있는 것 때문만이 아니라 고민과 시간투자가 담긴 그 도움 자체가 당연한 것이 아니라는 것을 기억해두세요.

 

 

4. 끝인사 및 감사표현

 

항상 마지막에 감사를 표현하는 것은 부탁의 기본태도 + 본인소개로 마무리

 

 메일은 일반 카카오톡이나 메신저로 친구와 대화하는 것과 달리 편지와 성격이 유사합니다. 도움을 요청을 하였기에 읽어주신 것에 대한 감사를 표현하고 마무리 인사로 다시 한 번 자신이 누구인지 언급하면서 마치는 것 또한 중요합니다. 감사는 여러 번 해도 과하지 않습니다. 설령 다시 부탁할 때도 부담이 줄어들 것이고, 서로의 관계가 좋아지는 효과를 가져다 주기에 강조드립니다.

 

 편지의 마지막과 같이 감사인사와 함께 'A전공 성이름 드림.'이라는 표현으로 메일을 보내는 이가 누구인지 보여주시는 것 또한 하나의 예절입니다.

 

5. 발송시간 / 답장 / 첨부파일에 대한 디테일 TIP

 

 

 

발송시간

 메일의 발송시간은 크게 중요하지 않습니다. 밤이나 새벽에 보내더라도 교수님께서는 자기 상황에 따라 확인하십니다. 만약 보낸 메일이 묻힐까봐 걱정하시거나 낮시간에 배려해서 보내고 싶으시다면 오전 8~10시로 예약발송을 해두시는 것을 추천드립니다.

 또한 공휴일이나 주말의 경우 긴급한 사항이 아니라면 다음 평일로 예약발송하는 것이 매너입니다. 마찬가지로 메일을 보내야 할 상황이라면 주말이 되기 전에 금요일 저녁 내로 내용을 정리해서 보내는 것도 마찬가지겠지요. 

 

단, 보고서나 과제제출과 같이 기한이 있는 메일은 시간을 지키는 것이 핵심입니다.

 

답장

 보낸 메일에 대한 답변을 받으면 그에 대한 답장을 보내는 것이 마땅합니다. 이 때, 질문 또는 요청사항에 대한 궁금증이 제대로 해결되지 않았더라도 먼저 감사를 표현합니다. 먼저 내용을 잘 정리해서  대부분의 문제가 해결되겠지만 간혹 내용설명에 대한 이해가 되지않거나 원하지 않은 다른 부분에서 설명을 해주셨다면 질문을 다시 정리하고 끝인사를 포함하여 답장드립니다.

 

첨부파일

 교수님들께서는 첨부파일의 확장자를 일반적으로 PDF를 선호하십니다. PDF 파일은 모든 문서들에 호환이 되면서도 파일 용량이 작기 때문입니다. 만약, 파일 확장자 요청사항이 jpg, PNG, hwp, docx, pptx 등 명시되지 않았다면 PDF로 변환하여 첨부하는 것을 추천드리며, 파일의 제목 또한 'A과목_1주차과제_이름.pdf' 등 제출자와 내용(목적)이 직관적으로 보일 수 있도록 하는 디테일도 챙겨두세요.

 

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읽어주셔서 감사합니다. 궁금한 점은 댓글로 도움이 되셨다면 공감부탁드립니다.